Problemas com fraude são um empecilho no sucesso de qualquer empreendimento. De acordo com a Associação de Examinadores Certificados em Fraude (ACFE), pelo menos US$ 7 bilhões de dólares foram perdidos devido a fraudes corporativas, como mostra o relatório que analisou casos ocorridos em 125 países entre janeiro de 2016 a outubro de 2017.

Assim, é preciso combater a fraudação mesmo nas pequenas empresas. Em geral, os três tipos de fraudes mais comuns são:

corrupção, que envolve suborno e conflito de interesses;

apropriação indevida, como desvio de verbas e reembolso impróprio de despesas;

demonstração fraudulenta, que está ligada à apresentação de resultados irreais do negócio.

Além das perdas financeiras, as fraudes podem causar complicações com a lei e, em situações mais graves, até levar ao fechamento da empresa. Por isso, listamos a seguir alguns passos essenciais para você prevenir fraudes na sua ótica. Confira nossas dicas e diminua os riscos para o seu negócio!

1. Tenha processos bem definidos

Sem clareza nos métodos da empresa cada funcionário atua de maneira diferente e, com isso, a empresa perde o controle, sendo mais suscetível a fraudes. Assim, para evitar que o problema seja percebido quando já houver prejuízo, é importante ter métodos bem definidos para a realização das atividades.

Implante processos — ou seja, estabeleça as sequências de ações que devem ser seguidas para produzir cada resultado dentro da empresa — e faça análises contínuas para que haja garantia de que estejam sempre otimizados e forneçam os melhores resultados para o seu negócio.

2. Utilize certificados digitais

No meio virtual, também é importante garantir a segurança da informação e evitar fraudes. Para isso, vale utilizar certificados digitais: documentos eletrônicos que garantem a autenticidade e a proteção das informações trocadas on-line. Esses arquivos servem como uma carteira de identidade virtual, que identifica e representa uma empresa ou uma pessoa na Internet.

Os certificados digitais são muito úteis, por exemplo, em transações bancárias, vendas por e-commerce ou outras circunstâncias em que seja necessário validar a identidade de um usuário. Entre as vantagens estão a eliminação de burocracias e a resolução mais rápida das situações, como é o caso dos certificados que permitem a emissão de notas fiscais eletrônicas.

Para conseguir um certificado digital, você deve escolher uma autoridade certificadora (AC) — que age basicamente como um “cartório digital”. Existem diversas opções no mercado subordinadas à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

3. Implemente controles internos adequados

O controle interno se refere aos métodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa para verificar a adequação das informações contábeis, proteger seu patrimônio, promover a eficiência das operações e encorajar a aderência às políticas definidas pelos gestores. Assim, implementar controles internos adequados é a melhor forma de diminuir o risco de perdas e detectar possíveis fraudes mais rapidamente.

Nesse contexto, é importante a criação de códigos de conduta e a realização de campanhas de conscientização para que os funcionários sigam a ética e os valores do seu empreendimento. É preciso ainda que cada profissional tenha clareza das suas funções dentro da empresa, dos níveis de autoridade e também de como devem ser organizados os fluxos de informações.

Além disso, também é válido lembrar que ter controle de todos os aspectos da sua empresa, inclusive o financeiro, é essencial para a prevenção de fraudes. Para isso, um bom software de gestão é ferramenta crucial, pois permite a integração dos setores e o contínuo acompanhamento das informações da sua ótica.

4. Conheça seus colaboradores

Além de ser relevante para garantir a motivação da equipe, conhecer seus colaboradores também é importante para evitar fraudes. Quando os gestores conhecem bem os funcionários, eles percebem se existem mudanças de comportamento que podem ser um indicativo de riscos e conseguem agir preventivamente.

Ademais, a proximidade da liderança com as equipes pode fazer com que os colaboradores sigam o padrão de integridade e boas práticas de gestão da direção. Por isso, os gestores precisam dar o exemplo, já que representam o modelo ético a ser seguido na empresa.

5. Realize auditorias frequentes

Na gestão de óticas, deve-se não apenas implantar controles internos como também realizar auditorias frequentemente. Verifique as operações da empresa, sobretudo nos departamentos de estoque, contabilidade e financeiro para atestar sua legitimidade.

No entanto, não basta apenas fazer auditorias quando houver aquisições, mudanças, etc. É preciso que as auditorias sejam feitas periodicamente para manter a transparência e a inibir as fraudes. Afinal, com a empresa em constante avaliação, as pessoas ficam com mais receio de serem “pegas”.

6. Melhore o processo de contratação

Contudo, a prevenção de fraudes deve ser iniciada já na contratação dos funcionários. Assim, uma boa seleção de pessoas é o primeiro passo para atrair e reter colaboradores éticos, que ajudem a organização no combate a fraudes.

Para isso, lembre-se de verificar os antecedentes e as referências do colaborador. Assim, você já elimina um grande número de potenciais empregados desonestos e evita possíveis fraudes no futuro.

Além do mais, é interessante usar métodos de seleção que sejam centrados nos valores da organização, como questionários ou testes que coloquem a pessoa em dilemas éticos de maneira hipotética. Assim, você avalia o comportamento do potencial colaborador antes mesmo da contratação.

Depois da admissão do novo funcionário, explique o que se espera dele e apresente o código de conduta da empresa para reduzir a chance da pessoa tomar uma decisão antiética por desconhecimento das práticas da organização.

Caso a pessoa vá se desligar da ótica, peça para que ela preencha um questionário ou expresse sobre o motivo da saída. Quem sabe isso não ajuda você descobrir se um superior pediu algo antiético ao colaborador?

Ainda que não seja possível zerar a possibilidade de fraude, um software de gestão pode auxiliá-lo bastante nesse processo de controle e prevenção de fraudes. Com um sistema integrado fica mais fácil acompanhar as informações e automatizar as tarefas. Dessa forma, você não só reduz significativamente o risco de fraudes, como pode maximizar os resultados do seu negócio.

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